por Hace un par de años se comenzó a extender el uso de servicios externalizados para la solicitud de visados. Con el paso del tiempo este concepto de tener ayuda para realizar los distintos trámites de movilidad internacional se encuentra bien establecido y cuenta con beneficios para todas las partes involucradas. Millones de personas necesitan visados al año si quieren realizar sus viajes, es por ello que gracias a la eficiencia que estos servicios nos ha aportado beneficios en términos de costes. Esta transformación ha impulsado el comercio y el turismo internacional, esto a su vez se traduce en importantes beneficios económicos y sociales.
Con tecnologías como VAC se busca añadir valor reduciendo la carga de trabajo.
Las tareas administrativas en las embajadas y misiones diplomáticas suelen venir con una gran carga de trabajo, pero gracias a la externalización de la solicitud de visado esta se reduce, siempre que no se trate de procesos judiciales. VFS Global, es reconocido como el mayor especialista en el mundo en cuanto a externalización y servicios tecnológicos para gobiernos y misiones diplomáticas se trata. La empresa se encarga de gestionar todos los pasos del proceso, comenzando por aceptar las solicitudes de visado, una vez se haya tomado la decisión sobre el mismo en la embajada o consulado, la empresa se encargará de devolver el pasaporte a los solicitantes Gracias a esta amplia gama de servicios el proceso es eficiente y seguro, lo cual ayuda tanto a los gobiernos clientes como la experiencia del solicitante.
«Nuestros servicios principales incluyen la reserva de citas, la comprobación de formularios, la introducción de datos, el cobro de tasas, el registro biométrico, el envío de documentos a la embajada/consulado correspondiente y el envío de documentos por mensajería a los solicitantes de visado una vez tomada la decisión», dijo Chris Dix, Director de Desarrollo de Negocios de VFS Global.
Las mejoras en el proceso de solicitud de un visado podrán ser vistas por los solicitantes con, por ejemplo, un aumento del número de puntos para presentar los visados, en algunos países pasaron de ser 2 o 3 puntos a llegar incluso a 10 o 20, evitando así grandes desplazamientos. Además los plazos de presentación también se vieron afectados, antes restringidos, pero tras la implantación de las tecnologías de VFS Global aumentaron casi 3 veces de media, siempre teniendo en cuenta el horario comercial correspondiente.
«Nuestros Centros de Solicitud de Visados (VAC), bien situados, espaciosos y cómodos, con todas las comodidades modernas, y la introducción de un sistema de citas han desempeñado un papel fundamental en el proceso de transformación, añadiendo una enorme comodidad a los solicitantes. Antes, los solicitantes tenían que hacer cola -a menudo durante varias horas- antes de la apertura de la oficina de visados de la Embajada o el Consulado para asegurarse de que tenían la oportunidad de presentar su solicitud ese día dentro de unas franjas horarias limitadas», añadió Dix.
Por su parte,para los gobiernos que contratan los servicios, las ventajas proporcionadas por la empresa fueron varias, entre las que destacan la capacidad de aumentar el volumen de tramitación sin necesidad de realizar costes adicionales en contratar más empleados o utilizar más espacio en las oficinas. Por ejemplo, VFS Global introdujo soluciones innovadoras como LIDProTM, encargado de procesar la solicitud de visados por parte de los gobiernos clientes mediante la evaluación remota de estas, también las soluciones biométricas móviles, estos permiten a los gobiernos clientes disponer de puntos temporales de presentación de solicitudes de visado en ciudades más pequeñas que no dispongan de uno a tiempo completo.
Ya que VFS Global fue pionera en disponer de VACs compartidos por varios gobiernos clientes, gracias a esto se aumentaron los puntos de acceso para la presentación de visados, pudiendo así facilitar en parte el acceso a los solicitantes. Desde su creación en 2001, VFS Global ha procesado más de 236 millones de solicitudes de visado y más de 104 millones de inscripciones biométricas desde 2007 gracias a la tecnología.
Una misión: Presentar soluciones inteligentes y seguras para los clientes.
Es innegable el efecto que han tenido los avances tecnológicos a la hora de mejorar la experiencia de los clientes en la solicitud de visados. La introducción de la capacidad de inscripción biométrica ha marcado un antes y un después en el sector, puesto que mejoró la seguridad general del proceso de solicitud de la visa, gracias a esto se pudo hacer que el solicitante pudiera realizar el proceso de principio a fin en el mismo lugar. Tras el aumento en la popularidad y uso de las tecnologías DIY (Do It Yourself) se introdujo el modo electrónico de la Visa, también conocido como eVisa.
«Además de los servicios de mejora de la experiencia del solicitante o del cliente, hemos sido pioneros en algunos servicios personalizados, como nuestro servicio Premium Lounge, que ofrece una experiencia muy cómoda dentro de un Centro de Solicitud de Visados, y Visa At Your Doorstep, un servicio personalizado que permite a los clientes presentar sus solicitudes de visado desde la comodidad, la conveniencia y la seguridad de su hogar u oficina», añadió Dix.
Teniendo siempre a sus clientes en mente, se ha pasado a poner en marcha servicios personalizados, entre los que se encuentran la comprobación digital de documentos (DDC), la cual permite a los solicitantes verificar documentos de visado antes de acudir al centro a realizar su solicitud, debido a esto se ha reducido el tiempo de interacción física con las personas de la administración. Además se puso en marcha la presentación digital de solicitudes (DAS), con ella se permite a los solicitantes presentar su solicitud con ayuda del personal de VFS Global a través de una videollamada.
Gracias a todos estos avances en la tecnología, es probable que la gestión de fronteras presente cambios fundamentales a futuro. La inteligencia artificial, el aprendizaje automático y el análisis de datos continúan emergiendo y aplicar estas en este campo podrían suponer cambios a mejor. Con empresas privadas como VFS Global en línea con esta transformación, los modelos de negocio de la externalización de visados, pasaportes y servicios consulares y servicios a los ciudadanos seguirán añadiendo valor a toda la cadena en beneficio de todas las partes interesadas.
